home *** CD-ROM | disk | FTP | other *** search
/ Business Assistant / Business Assistant.iso / acctg / payr222 / whatsnew.txt < prev    next >
Text File  |  1990-03-11  |  26KB  |  527 lines
  1.                     ANTHISTLE SYSTEMS & PROGRAMMING LTD.
  2.                              563 Patricia Drive,
  3.                              Oakville, Ontario,
  4.                                CANADA L6K 1M4
  5.  
  6.                              Phone 416-845-7959
  7.  
  8.  
  9.  
  10.             ************* NOTE FOR SHAREWARE USERS **************
  11.  
  12. The following letter was sent out with the 1990 Registered User tax updates. 
  13. We have retained it on the ShareWare trial disk to highlight the changes in 
  14. case you had an earlier ShareWare version of PAYROLL USA.  If you are
  15. replacing an earlier ShareWare version then now is the time to Register so 
  16. that you can receive timely updates.  It is our policy not to issue the 
  17. current year's Federal Taxes as ShareWare until March. This is because we 
  18. are too busy December through February to spare the time to create a new
  19. ShareWare release, and also it is to encourage you to Register for the new
  20. year's taxes rather than trying to obtain them as ShareWare. 
  21.  
  22. If you do NOT Register before year end then you will always have incorrect 
  23. Federal Tax calculations in the first quarter of the new year.  Also, due to 
  24. space constraints on the ShareWare distribution diskettes, the ShareWare
  25. version is missing some non essential but useful programs - in particular
  26. the one that prints Government reports.
  27.  
  28. If you Register you receive a full set of programs with the current year's
  29. Federal Taxes at the time you Register, and you will be mailed the next
  30. year's Federal Taxes just as soon as they are available (late December or
  31. early January), together with any enhancements to the programs that have
  32. occured since you Registered.  Please do not leave Registration until the
  33. latest possible time, we really are very busy December through end February
  34. and delays can occur. Register just as soon as you have evaluated the
  35. programs and decide you wish to continue using them.  We receive nothing
  36. from the ShareWare disks you purchase, our ONLY return on our massive
  37. investment in developing this program comes from your Registration.
  38.  
  39.                   Christopher Anthistle, 11th. March, 1990
  40.  
  41.                            ***********************
  42.  
  43.  
  44.                                                        29th. December 1989
  45.  
  46.  
  47.                 PAYROLL USA - JANUARY 1990 FEDERAL TAX UPDATE
  48.                   AND UPGRADE TO REGISTERED USER VERS 2.20
  49.                 =============================================
  50.  
  51. Diskettes containing your Upgrade are enclosed.  Insert Disk 1 in  drive A.
  52. Commands to install it are:
  53.  
  54. A:
  55. CD \
  56. INSTALL
  57.  
  58.  
  59.                               CHANGES FOR 1990
  60.                               ================
  61.  
  62. NEW OVERALL MENU
  63. ----------------
  64.  
  65. The most noticeable change is that the PAYUSA main menu has been totally 
  66. changed so that it can accommodate more choices on one screen, and so that 
  67. there can be several sub menu's for additional less frequently used items.
  68. All the existing utility programs can now be run from PAYUSA. (Some of these
  69. will be new to users who registered prior to April 1989). We have also added 
  70. a few new utilities, such as a program to restore backups made by PAYROLL
  71. USA, and a preview of our new ShareWare program for checking disks for bad 
  72. clusters and taking those clusters out of service.  The disk checking 
  73. program is not a part of PAYROLL USA, it is a separate ShareWare program, 
  74. though it was written because we have had a surprising number of calls from 
  75. people experiencing hard disk problems when using PAYROLL CANADA and PAYROLL
  76. USA. It seems that bad clusters are more prevalent than I expected so I
  77. thought it might be found useful. 
  78.  
  79. All the utilities display introductory text explaining what they do, and
  80. have a way out without taking any action, so don't be afraid to have a look 
  81. at them even if you have no immediate use for them. 
  82.  
  83.  
  84. PRINTING W-2's
  85. --------------
  86.  
  87. This is on the main PAYUSA menu.  Take the choice for "PRINT GOVERNMENT 
  88. REPORTS (REGISTERED USERS ONLY)" then the sub choice for W-2's.  There is 
  89. some introductory text that will be displayed if you take this choice.  You
  90. can exit after reading the text without printing the W-2's if you wish, so
  91. don't be afraid to just have a look. 
  92.  
  93.  
  94. FEDERAL TAXES
  95. -------------
  96.  
  97. The programs have January 1990 Federal Taxes.  Because of the number of 
  98. other enhancements in this release we are a little late in mailing the disks 
  99. and it is possible you will have had a pay period in 1990 already before 
  100. receiving the new disks.  If that pay period had to be processed with the
  101. 1989 programs it will not matter.  The major tax change as far as employers 
  102. are concerned is the FICA (Social Security) rate.  The new programs have 
  103. logic to play catch up with FICA and FUTA (though the FUTA rates did not
  104. change this year they might some other year). The programs will 
  105. automatically collect in the second 1990 pay any difference in YTD FICA and 
  106. FUTA caused by using the 1989 program for the 1st. pay.  The overall result 
  107. is that 1990 FICA and FUTA rates will be applied for the entire year thus 
  108. keeping the 941 and 940 reports correct.  We will keep that logic in for 
  109. future years to take some of the pressure off getting tax updates out during 
  110. this holiday season.  We cannot play catch up with Income Tax but the
  111. changes from year to year are usually fairly small and as it is adjusted 
  112. anyway when the employee files his or her return the difference in Income 
  113. Tax for one pay is inconsequential.
  114.  
  115.  
  116. STATE AND LOCAL TAXES
  117. ---------------------
  118.  
  119. Updating these is a user responsibility.  However, we do have a lot of users 
  120. in California, and we use California taxes as our defaults, so this year we 
  121. have added a feature that will offer to update those taxes for you.  If you
  122. are using California taxes and want the program to update your State tax to 
  123. 1990 for you then access the Configuration option, and select State Taxes.  
  124. Once you get past the introductory screens, if the program detects that your
  125. State Name begins with CA and the tax method selected is also CA then it 
  126. will pop up a screen offering to update them for you, you can reply Y or N. 
  127. Once you reply Y you will not see that particular screen again. This is for 
  128. California users only.  It will not affect other State's. We cannot promise 
  129. to do this every year, it depends if our California manual arrives on time.  
  130. Because of the number of States we do not plan to extend this feature to 
  131. other States at this time.
  132.  
  133.  
  134. PAYING EMPLOYEES WHERE YOU DECIDE
  135. TO CALCULATE TAXES MANUALLY
  136. ---------------------------------
  137.  
  138. As a new feature this release, if "COMPUTER TO CALC TAX" is set false (on
  139. hours entry screens) then when F8 is pressed from the pay detail screens, 
  140. and when the pay cycle is run, your manual tax entry is checked and you are 
  141. advised if you have any differences greater than 10% or $5 from the amounts 
  142. the program would have calculated. It still allows your figures to be used,
  143. it just tells you it it looks like you may have an error. 
  144.  
  145. A similar check is done on FICA / FUTA / SUTA entries when new users start
  146. PAYROLL USA part way through a year by transferring figures to the YTD 
  147. screens from an existing payroll system. 
  148.  
  149.  
  150. TAX REDUCTIONS FOR IRA's
  151. ------------------------
  152.  
  153. We have changed the way the "DEDUCT IRA" line works.  It used to be a 
  154. regular deduction, like any other, with no special tax treatment. We 
  155. previously suggested increasing the number of W-4 allowances (exemptions) to 
  156. cause reduced income tax for IRA's.  We had several requests to make "DEDUCT 
  157. IRA" automatically reduce income for tax calculation purposes, so this year 
  158. we have done that.  Just Federal, State and Local income tax will be 
  159. affected. If you were previously increasing the number of exemptions for an
  160. entry on this line you no longer need to do so.  An entry on this line will 
  161. not affect FICA / FUTA / SUTA.  If they are also to be reduced check out the 
  162. notes on the second of the employee tax set up screens. 
  163.  
  164. If you have more than one IRA type plan that employees contribute to you 
  165. could us